Esse termo técnico assusta muita gente, principalmente os iniciantes em gestão empresarial. No entanto, seu significado é bem simples: os arquivos de remessa fazem referência a um documento enviado ao cliente com as informações de cobrança de um produto ou serviço.
Agora você deve estar se perguntando quais são os dados analisados pelos bancos, certo? Eles observam as contas com o intuito de registrá-las ou dar baixas em boletos, atestar a quitação de despesas no débito automático, ver o pagamento de títulos, impostos e a folha de pagamento de uma empresa.
Se os conceitos ainda soam complicados, não se preocupe! Nós daremos mais detalhes sobre o assunto neste post. Aqui explicaremos a diferença entre arquivos de remessa e boletos bancários, quais são os tipos existentes desses documentos, quando eles são necessários, o que é preciso para emiti-los e os modelos para lançá-los.
Vamos lá?
Qual é a diferença entre arquivos de remessa e boletos bancários?
Basicamente, o boleto bancário é um método de pagamento oferecido ao seu cliente. Os arquivos de remessa, por sua vez, contém informações importantes sobre alguma conta. Os documentos são usados com a finalidade de transmitir dados eletrônicos entre a sua empresa e o banco. Eles ainda permitem o repasse de dados dos boletos.
Vejamos o exemplo de Paulo, que abriu uma loja de varejo há 3 meses e não sabia da existência dos arquivos de remessa. Ele tomou conhecimento dos benefícios desses documentos na semana passada, em uma feira de empreendedorismo.
Nesse evento, o lojista ficou sabendo que nesses documentos é possível prever descontos na antecipação, determinar multas pelo atraso no pagamento e, ainda, estipular um prazo com o objetivo de protestar contra a não quitação de uma conta.
A praticidade aumenta para as empresas que contam com sistemas de gestão financeira, pois em apenas um local é possível conhecer as diversas atividades, receitas e gastos de diferentes setores de um empreendimento.
Nesse caso, esses softwares facilitam o controle de clientes com o intuito de saber quais são os que honram os compromissos e os inadimplentes.
Quais são os tipos de arquivos de remessa?
Explicaremos abaixo quais são os três principais tipos do documento. Acompanhe!
Entrada
Trata-se de um dos tipos mais utilizados pelas empresas. Afinal, ele fica disponível todas as vezes que for gerado um boleto destinado ao pagamento de uma ou mais contas.
Baixa
Esse arquivo é usado nos casos que os boletos são removidos do sistema ou quando não é realizada uma baixa manual nas contas das empresas.
O documento tem como objetivo informar ao banco que o boleto foi removido e que, portanto, não é mais válido, ou esclarecer à instituição bancária que um compromisso foi quitado pelo cliente.
Alteração
Esse modelo é utilizado apenas quando for feita alguma mudança em uma ou mais contas. As alterações podem ser, por exemplo, na data de vencimento ou no desconto aplicado para pagamentos antecipados.
Quando é necessário emitir os arquivos de remessa?
Por ser um assunto técnico, essa dúvida é bastante comum. A Joana, gerente de um varejo em São Paulo, por exemplo, não sabia o momento exato de fazer a emissão do documento.
Porém, após as suas capacitações e com a experiência no ramo, Joana descobriu que os papéis são enviados aos bancos nos casos em que há cobranças ou contas feitas por meio de boletos com registro. Nesse caso, é necessário enviar à instituição bancária as informações sobre os boletos emitidos aos seus consumidores.
O que é preciso para lançar os arquivos de remessa?
O primeiro passo para fazer essa tarefa é conseguir gerar os seus boletos bancários. Depois disso, você faz o arquivo de remessa e, na sequência, envia ao seu banco. Essas empresas receberão o lote e gerarão, de maneira individual, os débitos dos boletos. Dessa forma, eles passam a ser registrados nas instituições bancárias.
Quais são os modelos padrões de emissão?
Você sabia que é necessário seguir um dos dois modelos padrões — que foram estabelecidos pela Febraban (Federação Brasileira de Bancos) — para emitir um arquivo de remessa? Veja abaixo quais são as duas formas disponíveis e quais são as principais diferenças entre elas.
CNAB 400
A sigla CNAB se refere ao Centro Nacional de Automação Bancária e, nesse sistema, os clientes e os bancos mantêm as suas informações por meio de arquivos digitais.
O CNAB 400, de forma específica, é um tipo de documento que tem menos detalhes, pois as informações são limitadas apenas a 400 posições por registro. Esse documento permite o uso dos serviços de protesto.
CNAB 240
Esse arquivo conta com mais informações e elas são configuradas em 4 segmentos de 240 posições por título. O documento tem a vantagem de possibilitar o uso do serviço de protesto e de custódia de cheques. Além disso, o layout ainda pode ser utilizado com o intuito de agendar um pagamento de título ou contas.
Vale lembrar que os CNAB 400 e 240 trabalham com a cobrança simples e garantida. Na primeira forma, o título é colocado para ser cobrado e, depois de pago, os valores são creditados de acordo com um prazo estipulado.
Na outra opção, os bancos disponibilizam documentos ou softwares às empresas e elas lançam os seus boletos. É o modelo ideal para quem é mais próximo de seu cliente, graças à sua agilidade.
Existem diferentes tipos e modelos com a finalidade de emitir os arquivos de remessa e isso gera dúvida em várias pessoas — principalmente nos iniciantes, que precisam lidar com as várias questões burocráticas do seu negócio.
Porém, é muito importante conhecer as informações detalhadas neste artigo para lançar os documentos de acordo com as necessidades do seu empreendimento.
Gostou de saber o que significa e como funcionam os diferentes tipos e modelos de arquivos de remessa? O post foi esclarecedor para você? Está interessado em ler outros conteúdos sobre finanças para otimizar essa parte do seu negócio?
Então leia este artigo até o final e saiba como fazer uma gestão de riscos financeiros de maneira eficiente para a sua empresa. Até breve!
