Sabemos que fazer a gestão financeira de uma empresa requer organização, dedicação e atenção aos detalhes — principalmente quanto o assunto é fluxo de caixa.
Portanto, neste post você vai conhecer 6 erros de fluxo de caixa que podem atrapalhar as finanças da sua empresa. Continue lendo e confira como evitá-los para otimizar a sua gestão!
1. Não compreender como funciona o fluxo de caixa
Em primeiro lugar, antes de implementar um fluxo de caixa de sucesso é preciso compreender bem a ferramenta — e é aí que muitos gestores acabam errando.
Isso porque, apesar do que o nome pode sugerir, o fluxo de caixa deverá ser elaborado não só com o dinheiro em espécie que a empresa possui, mas também deverá levar em consideração os valores disponíveis em contas bancárias e aplicações de curto prazo ou fácil resgate, uma vez que estes também fazem parte das disponibilidades da empresa.
Além desses valores, também deverão ser considerados todos os recebimentos e pagamentos, independentemente do valor. Os recebimentos estão relacionados, principalmente, com as vendas de produtos e serviços de uma empresa.
Os pagamentos, por sua vez, normalmente possuem ligação com a atividade principal do negócio. Dessa forma, pagamentos de salários, fornecedores, impostos, entre outros valores relacionados à manutenção da empresa também deverão ser considerados na elaboração do fluxo de caixa.
2. Misturar as finanças pessoais com as da empresa
Um dos erros comuns na inserção do fluxo de caixa na empresa — que é mais comum do que se pensa — ocorre quando são misturadas as finanças pessoais com as da empresa.
Ou seja, utiliza-se o dinheiro disponível no negócio para o pagamento de contas pessoais, como o colégio dos filhos, lanches, refeições e outros valores relacionados aos sócios. Dessa forma, ao utilizar o caixa da empresa para o pagamento de despesas pessoais, o gestor terá uma visão distorcida de suas disponibilidades devido à confusão patrimonial.
E para evitar esse erro, é importante criar contas-correntes, cartões de débito e crédito separados para a empresa e para os sócios. Além disso, também se deve evitar trazer as contas pessoais para o escritório, evitando, assim, que estas sejam pagas com dinheiro da empresa.
3. Não atualizar o fluxo de caixa diariamente
Outro erro comum e que compromete bastante a utilização do fluxo de caixa, é a falta de atualização. Um fluxo de caixa desatualizado não permite saber com precisão quais os reais valores disponíveis da empresa.
Assim, ela poderá ter problemas financeiros relacionados com a falta desses recursos — ou, até mesmo, com o excesso desses valores, que poderiam ser utilizados de acordo com outras necessidades do negócio.
Para evitar isso, é preciso estabelecer na sua empresa uma rotina diária de atualização do fluxo de caixa. Para isso, deverão ser conferidos e devidamente contabilizados os valores de entradas e saídas, que deverão ser conciliados com os saldos de caixa e equivalente.
Essa atualização, de preferência diária, fornece ao gestor um panorama geral e atualizado de como estão as finanças da empresa, permitindo que ele tome decisões acertadas e precisas.
4. Não utilizar um bom software de gestão
A correta elaboração uso do fluxo de caixa como ferramenta gerencial depende de vários fatores, e um deles é justamente o uso de um bom software de gestão.
E muitos empresários acabam pecando nesse momento, pois não compreendem as vantagens que a utilização de uma solução inteligente e integrada pode trazer para as finanças empresariais, e para o negócio como um todo.
Na verdade, além de permitir a integração entre diferentes departamentos, o que permite o ganho em tempo e qualidade das informações, um software de gestão ainda permitirá que os lançamentos no fluxo de caixa sejam padronizados, evitando muitos erros e retrabalhos.
Além disso, o software de gestão permite a consulta rápida e com segurança dos dados financeiros, o que pode ser primordial no processo de tomada de decisão que, atualmente, precisa ser cada vez mais rápido e objetivo.
5. Não criar categorias
Mais do que uma ferramenta financeira, o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão, e ignorar isso poderá representar um erro sério nas suas finanças. Mas de que forma isso pode ser evitado?
Primeiramente, ao inserir as estradas e saídas, já está sendo criado um banco de dados que permite conhecer de onde o dinheiro da empresa vem e para onde ele vai. Porém, com a criação de categorias tanto para entradas quanto para saídas, você terá uma excelente fonte de informação gerencial.
Essa criação de categorias — que ainda pode ser otimizada com o uso de um bom software de gestão — possibilita conhecer qual é o impacto de cada tipo de gasto da empresa, e, com base nisso, podem ser tomadas decisões de substituições e cortes em determinados tipos de gastos.
Além disso, é possível detalhar quem são os clientes da empresa, quanto eles consomem e qual é a periodicidade de aquisição de produtos ou serviços de sua organização.
Tais dados são vitais para buscar o crescimento das receitas e a aplicação de diferentes estratégias de vendas, entre outras ações que poderão melhorar o resultado da empresa.
6. Considerar valores que ainda não fazem parte do fluxo de caixa
Outro erro que deve ser evitado na elaboração do fluxo de caixa é considerar valores que ainda não transitaram efetivamente pelas disponibilidades da empresa.
Portanto, no momento de uma venda a prazo, o valor referente ao recebimento deverá ser registrado somente quando estiver disponível em caixa ou bancos — ou seja, quando o cliente repassar o dinheiro para a sua empresa.
No caso dos pagamentos, a ideia é a mesma. Quando estes forem parcelados, o registro deve ocorrer de acordo com o desembolso de cada parcela, e não de uma só vez na aquisição de mercadorias ou serviços.
Nesse ponto, ainda outro erro a ser evitado é o que ocorre com cheques pré-datados, tanto recebidos quanto emitidos. Com efeito, o registro desses valores só deverá ocorrer na data em que saírem da sua conta bancária, ou quando os cheques recebidos forem devidamente compensados na sua conta.
Enfim, neste post você compreendeu que alguns erros que ocorrem no dia a dia das finanças empresariais podem comprometer seriamente o uso do fluxo de caixa na sua gestão.
Basicamente, eles passam pelo não entendimento da ferramenta, a confusão entre os recursos financeiros pessoais e da empresa, bem como a não atualização diária do fluxo de caixa, que gera uma visão distorcida das disponibilidades.
Então, como vimos, para a otimização do fluxo de caixa deve-se estar atento à atualização diária, ao uso de um bom software de gestão, à criação de categorias que permitem análises gerenciais e o correto registro de entradas e saídas de recursos.
E você, como tem evitado esses erros em sua gestão? Sobrou ainda alguma dúvida? Deixe-nos o seu comentário!
