A segurança financeira da sua empresa é um assunto de grande relevância. Afinal de contas, é por meio dessa estratégia que você consegue se diferenciar da concorrência, sobreviver no mercado e conquistar novos clientes. Porém, é bastante comum que os empreendedores tenham dificuldade na gestão de negócio e que não consigam controlar o fluxo de caixa.
Para evitar esse cenário e aumentar a produtividade, você deve tomar algumas atitudes, como elaborar um planejamento estratégico, ter contas separadas e, se necessário, contratar um financiamento. Assim, você vai atingir o sucesso financeiro!
Quer entender melhor como tudo isso funciona? Então veja nossas 7 dicas que vão garantir mais eficiência para gerir as finanças do seu negócio!
Faça um planejamento estratégico
Ter um planejamento é sinônimo de conquistar vantagem competitiva, pois essa ferramenta considera os objetivos estratégicos e a missão do negócio para direcionar o empreendedor no caminho do sucesso.
Os passos para a elaboração de um planejamento da estratégia começam na definição dos objetivos e da missão. Depois, é preciso definir a estratégia em si e desdobrá-la para que os objetivos esperados sejam alcançados.
Para deixar mais claro, veja, a seguir, os pontos que devem ser cumpridos:
Objetivos
Você já percebeu que os objetivos são inerentes a esse planejamento. Agora, precisa saber que tudo começa com a determinação da missão, da visão e dos valores organizacionais. A ideia é saber exatamente onde você está, aonde quer chegar e quais são os propósitos de ter começado um negócio.
Diagnóstico do mercado
É necessário entender como o mercado funciona para saber quais aspectos podem influenciar a sua empresa. Por exemplo: a economia está em crise? Existe demanda para o produto ou o serviço que você vende? O segmento em que você atua está em expansão ou em retração?
Todos esses questionamentos podem ser respondidos realizando uma pesquisa de mercado. Com essa técnica, você conhece melhor o segmento, a concorrência, os clientes e os fornecedores, e isso permite ter uma visão mais ampla do negócio.
Esse também é um bom momento para identificar oportunidades e ameaças. Por exemplo: se os clientes reclamam do atendimento da concorrência, essa é uma oportunidade de a sua empresa se destacar.
Ao mesmo tempo, você pode descobrir que determinado produto comercializado por outra companhia tem mais saída porque entrega mais qualidade — essa é uma ameaça que pode ser mais bem trabalhada e tornar-se uma vantagem.
Diagnóstico interno
Você percebeu, na etapa anterior, que a análise do mercado e da concorrência faz você pensar em pontos positivos e negativos do seu negócio. No entanto, vale a pena reforçar que essa análise comparativa deve ser realizada.
Lembre-se: esse é o momento certo de você começar a identificar aquilo que pode melhorar. Essa análise também passa pela implantação da inovação — seja pela escolha de algo realmente revolucionário, seja pela adoção de uma prática que transforma a execução das atividades do dia a dia.
Plano de ação
Você analisou as oportunidades e as ameaças e verificou as práticas da concorrência. Agora, é só construir um plano de ação. Ele prevê:
- elaboração de metas;
- criação de lista de ações para cada objetivo;
- preparação de um cronograma;
- alocação de recursos.
Tudo isso a fim de que você possa efetivamente melhorar aquilo que deve ser ajustado.
Monitoramento de ações
Não basta colocar o plano de ação em prática, é preciso monitorar as ações. Esse processo é importante porque é somente dessa forma que você consegue reavaliar a estratégia e ver se ajustes são necessários. Para isso, devem ser usados indicadores e métricas.
A definição desses parâmetros deve ser feita previamente. Uma dica interessante é utilizar o balanced scorecard (BSC), ferramenta específica do planejamento da estratégia. O objetivo do BSC é verificar 4 indicadores de avaliação organizacional:
- financeiro: tem a finalidade de criar indicadores de performance para haver mais rentabilidade do negócio para os acionistas;
- clientes: mensura o nível de satisfação dos clientes em relação aos produtos e serviços oferecidos;
- processos internos: objetiva identificar possíveis produtos com problemas e verificar se as mercadorias são entregues no prazo, além de recomendar o investimento em inovação;
- aprendizado e crescimento: está relacionado à motivação, à capacidade pessoal e à implantação de um sistema de informação melhor.
Quando esses 4 pontos do BSC estão equilibrados, a empresa tem uma performance melhor e pode aplicar novas estratégias.
Mantenha as contas separadas
Outro item importante para a segurança das finanças é fazer a separação das contas. Esse é um errobastante comum, já que muitos empreendedores costumam misturar finanças pessoais com as da empresa, o que pode causar desequilíbrios no lado pessoal ou profissional.
O ideal é estipular um pró-labore, ou seja, um valor que serve como remuneração para o empreendedor. Apesar de parecer similar a um salário, ele não pode ser confundido, já que o pró-labore não tem incidência de 13º salário, férias, fundo de garantia por tempo de serviço (FGTS) etc. Por outro lado, existe a incidência de alguns impostos, que mudam conforme o regime tributário da organização. De modo geral, incide 11% de INSS.
A determinação do valor do pró-labore é feita pelo próprio empreendedor, que deve pensar em quanto pagaria para que um administrador gerisse a sua empresa. Você também pode usar como base o valor de piso e teto do INSS para chegar a esse montante. Por essa regra, o valor mais baixo seria o de um salário-mínimo.
Outra forma de determinar o pró-labore é ver quanto é pago aos seus empregados. É recomendado que o valor que você vai receber seja maior, até mesmo, porque é utilizado como base da fiscalização para identificar possíveis divergências.
É importante lembrar que apenas quem é microempreendedor individual (MEI) está desobrigado de ter um pró-labore. Outros tipos de empresas devem fazer essa separação das contas por exigência do INSS.
Caso a organização não faça essa divisão, pode ser fiscalizada pela Receita Federal e ser obrigada a pagar um montante relativo ao INSS. É importante ressaltar que o pró-labore só começa a valer quando o negócio faz um registro de faturamento.
Por exemplo: se a empresa abriu em junho de 2017, mas teve a 1ª nota emitida somente em setembro de 2017, a emissão do pró-labore começa em setembro. Se a empresa voltar a ficar inativa, ela pode parar de emitir esse montante.
Aumente a produtividade da empresa
Chegamos a uma das formas mais eficazes de garantir que as finanças da sua empresa estejam seguras. Aumentar a produtividade é algo que permite aumentar os ganhos, e, se você mantiver essa elevação e os custos, alcançará um patamar de equilíbrio financeiro.
A dúvida é: como aumentar a produtividade? Há uma série de dicas que melhoram esse quesito. Confira algumas ideias:
Encontre as falhas
Pode ser que você não perceba, mas é possível que existam algumas falhas que ocorrem na sua empresa e que impactam negativamente a produtividade. Você pode identificá-las verificando os processos das áreas e analisando em que o dinheiro está sendo gasto. Com o resultado da análise, você pode cortar gastos supérfluos e otimizar processos para que os colaboradores tenham mais tempo de se concentrar nas atividades realmente importantes.
Planeje
Novamente: o planejamento é necessário. Ele serve tanto para processos que já existem quanto para aqueles que foram implementados. Revise os procedimentos realizados na sua organização e faça o planejamento necessário para ter mais produtividade, conseguir se adaptar melhor às novas situações e poder captar mais recursos.
Elabore estratégias
Empresas podem passar por diferentes situações, que podem ser positivas ou negativas. Você deve se preparar para enfrentar qualquer obstáculo, e as estratégias precisam ser revistas a qualquer momento. Por exemplo: um plano para reduzir custos e elevar a produtividade representa uma aposta na tecnologia, pois ela pode reduzir o tempo da parte operacional e melhorar o relacionamento com os clientes.
Motive a equipe
Uma equipe só é produtiva se estiver motivada. Isso passa por diferentes detalhes, como manter o ambiente limpo e organizado, garantir móveis confortáveis e oferecer manutenção para os equipamentos. Se possível, mantenha um espaço de lazer com livros, sofás e videogame. A ideia não é que o funcionário fique o tempo todo ali, mas que tenha um local para recorrer quando estiver muito estressado.
Capacite a equipe
Quando você oferece a oportunidade de capacitação aos colaboradores, eles ficam mais engajados porque sabem que podem investir sua carreira na empresa. Isso também aumenta a produtividade, tanto pelo lado técnico quanto pelas perspectivas futuras. Além disso, a possibilidade de ocorrência de erros técnicos reduz significativamente a partir do aumento do conhecimento.
Aposte na comunicação
Faça a comunicação fluir na sua empresa. Guardar informações essenciais ou mantê-las acessíveis somente para alguns departamentos é algo que pode colocar seu negócio em risco. A falta de comunicação gera retrabalho, ocasiona problemas nos fluxos e cria burburinhos entre os colaboradores, o que provoca mal-estar.
Faça reuniões com moderação
Reuniões são necessárias, mas podem ser prejudiciais quando realizadas em excesso e por longos períodos. Todas as reuniões devem ter assuntos bem definidos, e o ideal é que não se desviem do foco. Portanto, as dicas para evitar problemas com essa prática são:
- reduzir a frequência;
- manter as reuniões objetivas e curtas;
- levar uma pauta com os assuntos a serem tratados;
- retomar o foco quando o assunto for desviado.
Amplie seus conhecimentos de gestão de negócio
Como empreendedor, você sabe que precisa entender sobre gestão para conseguir colocar em prática alguns conceitos que lê em livros e em sites específicos da Internet. Mas, mesmo que você já conheça o assunto, sempre há novas informações que podem ser agregadas ao seu dia a dia.
Por outro lado, o planejamento — algo fundamental, como já vimos — nem sempre é considerado. A correria da rotina, a falta de tempo e o excesso de atividades fazem com que, muitas vezes, as ações não sejam planejadas da forma como deveriam, o que resulta em tomadas de decisão frágeis.
É importante citar que essa gestão requer capacidade técnica, conhecimento teórico, boas ideias, visão de negócios, postura como gestor e habilidade para liderar os colaboradores.
Você pode melhorar seu domínio em técnicas de gestão participando de competições de startups e ouvindo os empreendedores falarem de suas empresas e de como se preparam para a gestão.
Lembre-se sempre de saber assumir suas falhas e compreender que não sabe tudo. Isso evita a improvisação e faz os empreendedores serem mais assertivos em suas decisões.
Outra recomendação é que o empreendedor deve se manter informado sobre o segmento de mercado em que atua e também sobre o que acontece em sua organização. Não identificar possíveis insatisfações e problemas pode ocasionar prejuízos, inclusive, porque alguns talentos podem estar em funções não adequadas, por exemplo.
Por isso, a dica é ler sempre sobre o tema com o qual sua empresa trabalha. Além disso, é importante participar de eventos de outros segmentos de mercado e conversar com pessoas que também trabalham no mesmo setor que o seu, já que essa troca de experiências é bastante enriquecedora.
Nesse caso, também é importante fazer uma administração correta do fluxo de caixa. Você não deve calcular de forma errada os ganhos e as previsões de gastos. Uma forma de gerir bem o fluxo de caixa é usando softwares de gestão financeira.
Procure diversificar os clientes
Sem clientes, sua empresa simplesmente não sobrevive. Ou seja: a segurança das finanças do negócio está diretamente atrelada aos consumidores. E quanto mais clientes a sua empresa tiver, maior será a possibilidade de elevar ou manter o faturamento.
Nesse processo de diversificação, é preciso não só captar novos consumidores, mas também cuidar dos antigos. Afinal, como afirma o especialista em marketing Philip Kotler, “conquistar um novo cliente custa de 5 a 7 vezes mais que manter um atual”.
Outra questão importante que você deve considerar é que a diversificação de clientes representa a captação de um novo tipo de comprador, o que tende a tornar sua empresa mais lucrativa e resiliente.
Como você pode fazer isso? Existem 6 dicas que o ajudam a ter sucesso em longo prazo. Confira:
Analise seu negócio
Você já parou para analisar profundamente o seu negócio? A ideia deste 1º passo é avaliar todas as suas operações, as estratégias de marketing usadas, o layout e a usabilidade do seu site etc. Identificando esses elementos, você deve pensar se existe algo que pode afastar públicos diversos. Por exemplo: se você não tem um site, fanpage nas redes sociais e nem um blog, pode ser que esteja esquecendo a geração Y, que é totalmente ligada à tecnologia.
Avalie a aparência do seu negócio
Isso pode parecer estranho, mas talvez seu negócio esteja atraindo somente pessoas que parecem com você. Para saber se isso acontece, observe seus colaboradores. Se eles forem parecidos com você, é um alerta! O ideal é ter um time diversificado, com pessoas de idades e experiências diversas, porque isso pode fornecer uma visão mais ampla para que você tenha contato com diferentes tipos de clientes. Outra recomendação é garantir que os seus materiais representam um grupo diversificado.
Revisite os produtos ou serviços
Uma forma de atrair novos clientes é desenvolvendo um produto ou serviço novo ou melhorando aqueles que já existem. Por exemplo: se você quer atrair mais a geração Y, uma ideia é desenvolver apps e usar estratégias de gamificação, que chamam a atenção dos jovens.
Modifique as estratégias de envolvimento
Um dos problemas de atrair novos clientes pode ser a forma como você tenta captá-los. Mudar as estratégias de vez em quando pode ser uma boa forma de conseguir resultados melhores. Por exemplo: se você usa táticas off-line, é hora de apostar no on-line e aumentar suas chances de ser conhecido. Outra ideia é investir nos links patrocinados e criar um blog com estratégias de SEO, que trazem resultados consistentes em longo prazo.
Participe de eventos
Eventos e feiras do setor em que o seu negócio atua são uma boa forma de atrair clientes, promover sua empresa e estabelecer um networking. No entanto, você pode atuar de forma mais ativa para captar consumidores. Algumas ideias são:
- a realização de palestras;
- a instalação de estandes;
- a apresentação do seu negócio para o maior número de pessoas que puder.
Lembre-se de adequar seu discurso ao público-alvo e mostre de que forma seu produto, ou serviço, pode ajudar os potenciais clientes.
Alie-se a outras empresas
Unir-se a empresas similares à sua ou a negócios voltados ao público-alvo no qual tem interesse permite ampliar a carteira de clientes. Essa parceria pode ser bastante informal. Por exemplo: um serviço de buffet que trabalha com empresas de luxo pode fornecer descontos para os clientes irem a um salão de beleza e vice-versa. A ideia é que ambos os negócios possam se beneficiar da estratégia.
Peça um financiamento
Já falamos que uma das formas de garantir a segurança das finanças da sua empresa é solicitando um financiamento. As instituições financeiras oferecem diferentes linhas de crédito, que podem salvar os negócios em curto ou médio prazos.
Essa é, porém, uma medida que deve ser bem estudada e analisada. O ponto positivo é conseguir investir recursos financeiros em áreas-chave, os chamados core business. Já o negativo é comprometer o lado financeiro, porque um financiamento sofre a incidência de juros.
O ideal mesmo é manter uma boa reserva de capital de giro. Esse é um montante destinado para as operações diárias da empresa e serve, também, para futuros investimentos. Ele evita que seja necessário contrair um empréstimo.
Caso você não tenha recursos financeiros suficientes, o melhor é pedir o financiamento para investir e pagar as contas. Existem diferentes linhas que podem ser solicitadas e, com certeza, há uma que é mais adequada ao seu negócio. Por exemplo: existem créditos voltados para autônomos, para cooperativas e organizações do 3º setor e para dar apoio à exportação de produtos de pequenas empresas.
Dependendo do tipo de empréstimo contraído e da instituição financeira com a qual você vai assinar o contrato, uma taxa de juros será cobrada, e isso pode variar bastante. O indicado é que você analise bem e verifique a melhor opção.
Em resumo, podemos apresentar 5 passos principais para que você peça um financiamento de forma consciente:
Identifique a necessidade
O empréstimo só deve ser contraído se houver real necessidade. Para isso, você deve ter bem definido o valor de que precisará e identificar qual será a finalidade do recurso financeiro. Por exemplo: ele pode ser destinado para a compra de matéria-prima, para a expansão da estrutura física do negócio, para a aquisição de equipamentos e máquinas etc.
Selecione a instituição financeira
Devido ao grande número de ofertas existentes no mercado, você deve verificar a linha de crédito mais adequada ao seu caso. Considere o valor e a finalidade do financiamento, que foram definidos na etapa anterior. Agora, avalie:
- o valor dos juros;
- os prazos;
- os custos;
- as demais condições.
Esses itens podem mudar muito de um banco para outro.
Analise possíveis restrições
As garantias exigidas em um financiamento empresarial são maiores do que aquelas solicitadas para pessoa física. Isso significa que você deve ter certeza de estar em dia com as garantias, com a situação legal e com o capital próprio, que serão exigidos pela instituição financeira.
Apresente o plano de negócios
O plano de negócios é importantíssimo para o processo de solicitação de crédito. Esse documento deve trazer informações sobre o seu segmento de atuação, os produtos e serviços comercializados, os fornecedores, os concorrentes, os pontos fortes e fracos do negócio etc.
Solicite o financiamento
O gerente da instituição financeira indicará toda a documentação que você precisa apresentar, as garantias exigidas e o plano de negócio. Depois, é só esperar pela liberação e pagar as parcelas no prazo, porque isso ajuda a assegurar linhas de crédito melhores futuramente.
Dessa forma, passamos por todos os pontos que interferem na segurança financeira do seu negócio, como o planejamento estratégico, as contas separadas, a gestão de negócio e o financiamento.
Crie um fundo de reserva
Outro meio para garantir a segurança financeira da sua empresa é mantendo um fundo de reserva ou de emergências. Esse fundo é muito importante para momentos de imprevistos, de despesas extraordinárias ou de contas que extrapolaram o orçamento do seu negócio.
Vantagens do fundo de reserva
A reserva financeira será o seu apoio para que não seja necessário desfalcar nem o seu planejamento financeiro e nem o seu orçamento, o que poderia prejudicar outras despesas e virar uma bola de neve.
Dessa forma, exemplos são o Imposto de Renda e o 13º salário de seus funcionários. Um fundo com esse objetivo permite que você não precise tirar dinheiro do caixa para quitar essas despesas.
Passos para a criação do seu fundo
Normalmente, o fundo de reserva para manter a segurança financeira da sua empresa é feito por meio de uma parcela do lucro que ela apresenta.
O primeiro passo para criar a sua reserva é ter um planejamento financeiro, pois, por meio dele, é possível saber qual valor você pode poupar e por qual período. Depois disso, é importante ter em mente metas que sejam realistas e condizentes com as condições da sua empresa.
Com isso, o seu fundo não precisa ser visto como uma despesa fixa, já que, provavelmente, não será possível separar essa reserva todos os meses — levando em consideração as mudanças do mercado, pode ser que o seu negócio apresente resultados que deixem a desejar.
O segundo passo é estipular uma estratégia para a redução de custos. Essa prática, além de manter a segurança financeira, facilita a manutenção da sua reserva. Sendo assim, é aconselhável que o seu fundo tenha, no mínimo, dois meses de operação da sua companhia.
